Копии и оригиналы документов в гражданском деле: что заверять, что показывать суду

Суд принимает письменные доказательства в подлиннике или в виде надлежащим образом заверенной копии. Подлинник суд вправе потребовать, когда без него дело не разрешить или когда стороны принесли копии разного содержания (ч. 2 ст. 71 ГПК РФ). Поэтому к иску прилагают заверенные копии, а оригиналы приносят в заседание и предъявляют по требованию судьи. Если оригинал утрачен, а копии у сторон расходятся и подлинное содержание нельзя установить другими доказательствами, обстоятельство не может считаться доказанным одной лишь копией (ч. 7 ст. 67 ГПК РФ).

На этой странице разобрано, чем копия отличается от подлинника, кто и как её заверяет, что делать с электронными документами, когда оригинал утрачен и как действовать, если оппонент оспаривает подлинность. Правила универсальны для споров о долгах, недвижимости, наследстве, труде и защите прав потребителей.

Подлинник, копия, заверенная копия: чем они различаются

Подлинник — документ в первоначальном виде, подписанный сторонами или выданный органом. Копия воспроизводит содержание, но не имеет собственной юридической силы. Заверенная копия содержит запись «верно» или «копия верна», подпись, расшифровку, должность и дату. Её делает организация, у которой хранится оригинал, либо нотариус.

Заверение делает документ пригодным для процесса, но не доказывает достоверность самого оригинала. Если оппонент заявляет, что документ подделан, суд вправе потребовать подлинник и назначить экспертизу. Поэтому заверять копии нужно из оригинала, а не из копии копии.

Копии, заверенные самой стороной, суды принимают, если на них есть подпись и указание «копия верна». Но возражение оппонента может заставить суд требовать подлинник, и тогда вы должны быть готовы его представить.

Кто вправе заверять копии

Нотариус заверяет копию по подлиннику, который ему предъявлен. Организация заверяет документы, которые у неё хранятся: справки, приказы, договоры. Для личных документов, например паспорта, суд обычно принимает копию, заверенную самим гражданином, но по требованию нужно показать оригинал.

Адвокат вправе заверять копии документов по делу, которое находится в его производстве (подп. 9 п. 3 ст. 6 закона об адвокатуре). Практика судов при этом неодинакова: часть судов принимает копии, заверенные адвокатом, часть требует нотариального или организационного заверения. Уточните порядок в конкретном суде или подготовьте и тот, и другой вариант.

Выписки из реестров выдаются в электронном виде с усиленной квалифицированной подписью органа. Такой электронный документ равнозначен бумажному с собственноручной подписью (ст. 6 закона № 63-ФЗ об электронной подписи), но равнозначен именно файл с подписью, а не его распечатка: распечатку суд может попросить подтвердить самим файлом.

Таблица: какой вид документа принимает суд

Электронные документы и скриншоты

Электронный документ допускается в качестве доказательства, если подписан электронной подписью, соответствующей закону, или если стороны договорились о таком порядке. Электронные образы документов, которые подают через систему подачи документов суда, по общему правилу заверяют простой или усиленной квалифицированной электронной подписью; для заявления об обеспечении иска нужна именно усиленная квалифицированная подпись.

Скриншот сам по себе вызывает сомнения: непонятно, откуда он, когда сделан, не изменён ли. Для переписки в мессенджерах надёжнее обратиться к нотариусу за протоколом осмотра. Нотариус фиксирует содержание страницы, дату, источник, и такой протокол суд принимает охотнее, чем распечатку. Это добавляет расходы, но уменьшает риск спора о подлинности.

Если вы передаёте суду аудио- или видеозапись, укажите, когда, где и кем она сделана, приложите носитель и расшифровку. Суд вправе исследовать запись в заседании и допросить лицо, которое её создало.

Что делать, если подлинник утрачен

Утрата оригинала не лишает права на иск, но усложняет доказывание. Первый шаг — получить дубликат у организации, которая выдавала документ: у органов записи актов гражданского состояния, регистрирующих органов, работодателя, банка. Второй шаг — запросить копию из архива организации или нотариуса.

Если ни дубликат, ни архивный экземпляр получить нельзя, суд может исследовать копию вместе с другими доказательствами: показаниями свидетелей, перепиской, платёжными документами. Решающим будет то, подтверждают ли они то же содержание. Поэтому соберите всё, что косвенно подтверждает факт и условия документа.

В редких ситуациях утрата документа влечёт обращение в суд с заявлением об установлении факта, имеющего юридическое значение. Это особое производство, и подаётся такое заявление только в случаях, когда иным способом документ получить невозможно.

Как оппонент оспаривает документ и как отвечать

Сторона вправе заявить, что документ подложен, и просить суд проверить это. Для проверки суд может назначить экспертизу (подписи, давности документа, техническое исследование) или предложить сторонам представить иные доказательства (ст. 186 ГПК РФ). Заявление лучше подать письменно с указанием оснований сомнений.

Если вам заявили о подложности, не отвечайте эмоциями. Представьте подлинник, укажите, при каких обстоятельствах документ подписан, назовите свидетелей. Если оппонент добивается экспертизы, обсудите вопросы и экспертное учреждение. Оплату экспертизы предварительно возлагают на сторону, которая о ней просила, а окончательно расходы распределяют по итогам дела.

Документ, подложность которого подтвердилась, суд не положит в основу решения. Если подделка очевидна, суд может направить сообщение в правоохранительные органы. Это отдельная ответственность, и вы вправе пользоваться подлинными документами без опасений только при их надёжном происхождении.

Как подготовить пакет документов к заседанию

Составьте опись приложений: номер, название, количество листов. Для каждого документа определите: подлинник в заседании, заверенная копия, обычная копия. Количество копий должно хватать суду и каждой стороне. Если документов много, пронумеруйте и скрепите.

Прикладывайте к иску только те документы, которые подтверждают ваши доводы. Лишние бумаги отвлекают судью и дают оппоненту материал для возражений. Если документ невыгоден, но может быть предъявлен другой стороной, продумайте заранее, как вы его объясните.

Оригиналы берите в заседание, но не передавайте их суду без необходимости. Подлинники возвращают после проверки, но иногда оставляют в деле. Если документ вам нужен для других целей, попросите приобщить копию и вернуть оригинал, оформив это ходатайством.

Распространённые ошибки с копиями

Первая — прикладывать незаверенные копии, рассчитывая на то, что оппонент не возразит. В крупных спорах возразит обязательно. Вторая — путать заверение подписи и заверение копии: нотариус может удостоверить подпись на заявлении, но это не заверение копии договора. Третья — делать копии с чужих копий, пропуская оригинал.

Четвёртая ошибка — терять подлинник после подачи иска. Если в деле остался только оригинал, а вам нужно им пользоваться для других споров, возникает проблема. Заранее сделайте надёжные заверенные копии и храните их отдельно.

Пятая — не проверять читаемость. Выцветший текст, обрезанные поля, нечитаемые печати — суд вправе не принять копию, если содержание нельзя разобрать. Печатайте и сканируйте с высоким разрешением, проверяйте каждую страницу.

Связь с редакцией — по электронной почте grazhdanskoe@адвокаты-по-гражданским-делам.рф. Контакты адвокатов — участников рейтинга — на страницах не размещаются.